الفهرس و جدول المحتويات في الوورد خطوة بخطوة TABLE OF CONTENTS IN WORD STEP BY STEP

 يقدم هذا المقال طريقة إدراج جدول المحتويات و طريقة إدراج الفهرس المفصل بطريقة آلية، لمستند يحتوي على عناوين مكتوبة بواسطة أنماط العناوين، ثم يبين كيفية إظهار أو إخفاء عنوان من جدول المحتويات، كما يوضح كيفية تعديل تنسيق هذا الأخير، ثم في الأخير يظهر طريقة تحويل المستند إلى شكل المحمول (Pdf) بحيث يظهر جدول المحتويات مع إمكانية النقر عليه.

جدول المحتويات (TABLE OF CONTENTS)

مقدمة 

1. كتابة العناوين بواسطة أنماط العناوين

1.1. قبل كتابة العناوين

2.1. بعد كتابة العناوين

2. إدراج جدول المحتويات التلقائي

1.2. إدراج جدول المحتويات تلقائي في الموضع الحالي

2.2. اختيار موضع جدول المحتوات التلقائي أثناء عملية الإدراج

3. إدراج  جدول المحتويات مخصص

1.3. إظهار عنوان في جدول المحتويات

2.3. إخفاء عنوان من جدول المحتويات

4. تحديث جدول المحتويات

1.4. تحديث جدول المحتويات الأول في المستند

2.4. تحديث جدول المحتويات الحالي

5. إدراج أكثر من جدول محتويات واحد في المستند

6. تنسيق جدول المحتويات

1.6. تنسيق القالب

2.6. تنسيق الخط و تنسيق الفقرة

1.2.6. تنسيق الخط

2.2.6. حدود و تظليل

7. إزالة أو حذف جدول المحتويات

8. حفظ جدول المحتويات لإعادة استعماله

 مقدمة

لكي يستطيع معالج النصوص وورد (Word) إنشاء جدول المحتويات أو الفهرس بطريقة أوتوماتيكية يجب كتابة كل العناوين بواسطة أنماط، إما بواسطة تلك المضمنة كأنماط العناوين (Headings Styles) أو أنماط مخصصة يتم إنشاؤها من طرف المستخدم لهذا الغرض.

لإدراج الفهرس يقوم الوورد بالبحث في المستند عن العناوين المحددة، ثم يقوم بإجراء التنسيقات اللازمة و بتطبيق المسافات البادئة للنص حسب النمط المختار لكل عنوان، ثم في الأخير يقوم بإدراج جدول المحتويات أو الفهرس في المكان المحدد من المستند.

نجد كل ما يتعلق بجدول المحتويات في مجموعة "جدول المحتويات" (Table of contents Group) الواقعة في علامة التبويب "مراجع" (References Tab).

1. كتابة العناوين بواسطة أنماط العناوين

أسهل طريقة لإدراج جدول المحتويات بطريقة أوتوماتيكية هي كتابة جميع العناوين بواسطة أنماط العناوين (Headings Styles)، بحيث يكتب:

1. العنوان ذو المستوى الأول (عنوان الفصل مثلا) بواسطة النمط "عنوان1" (Heading1)،
2. العنوان ذو المستوى الثاني (عنوان المبحث مثلا) بواسطة النمط "عنوان2" (Heading2)،
3. العنوان ذو المستوى الثالث (عنوان المطلب مثلا) بواسطة النمط "عنوان3" (Heading3) و
4. العنوان ذو المستوى الرابع (عنوان الفرع مثلا) بواسطة النمط "عنوان4" (Heading4) و هكذا بالنسبة لجميع عناوين المستند.

نجد كل الأنماط في مجموعة "أنماط" (Styles Group) الواقعة في علامة التبويب "الشريط الرئيسي" (Home Tab).

يوجد حالتين لكتابة العناوين بواسطة أنماط العناوين، إما قبل تحرير النص أي قبل كتابة العناوين في حالة ما إذا كان النص لم يكتب بعد، أو بعد وجود النص أي بعد كتابة العناوين.

1.1. قبل كتابة العناوين

هذه الطريقة مستحسنة جدا و موصى بها، لأنها توفر الجهد و الوقت في آن واحد، لأجل ذلك قم باتباع الخطوات التالية:

1. أنقر على النمط المراد في مجموعة الأنماط حسب مستوى العنوان المراد كتابته، ثم

2. قم بكتابة نص العنوان.

2.1. بعد كتابة العناوين

تعتبر هذه الطريقة مُتْعِبَة ومكلفة جدا من ناحية الوقت و الجهد، لأنه يجب تصفح كل المستند صفحة بصفحة و تتبع كل العناوين عنوان بعنوان ثم بعد ذلك يجب اتباع الخطوات التالية :

1. أنقر على نص العنوان، ثم

2. أنقر على النمط الموافق له في مجموعة الأنماط حسب مستوى العنوان.

2. إدراج جدول المحتويات التلقائي

في هذه الطريقة يتم إنشاء جدول المحتويات بطريقة تلقائية بحث يحتوي على العناوين التي كتبت بواسطة أنماط لها مستوى مخطط تفصيلي (Outline level) للفقرة من المستوى الأول (Level 1) إلى المستوى الثالث (Level 3) مع إظهار تسمية للجدول إما "محتويات" (Contents) أو "جدول المحتويات" (Table of Contents) حسب نمط الجدول التلقائي المختار.

1.2. إدراج جدول المحتويات تلقائي في الموضع الحالي

لإدراج جدول المحتويات التلقائي في الموضع الحالي من المستند قم باتباع الخطوات التالية:

1. أنقر على علامة التبويب "مراجع" (References Tab)، ثم في مجموعة "جدول المحتويات" (Table of contents) أنقر على الزر "جدول المحتويات"  ،

2. أنقر على نمط جدول المحتويات من بين تلك المضمنة (Built-In)، "الجدول التلقائي 1" (Automatic Table 1) أو "الجدول التلقائي 2" (Automatic Table 2)،

2.2. اختيار موضع جدول المحتوات التلقائي أثناء عملية الإدراج

يمكن اختيار موضع إدراج جدول المحتويات التلقائي في المستند أثناء عملية إدراجه من بين عدة اختيارات متاحة منها:

• إدراج في موضع المستند الحالي (Insert at Current Document Position)،
• إدراج في بداية المستند (Insert at Beginning of Document)،
• إدراج في نهاية المستند (Insert at End of Document)،
• إدراج في بداية المقطع (Insert at Beginning of Section)،
• إدراج في نهاية المقطع (Insert at End of Section)،

لتحديد أحد الخيارات السابقة قم باتباع الخطوات التالية:

1. أكتب جميع العناوين من المستوى 1، 2، 3 بواسطة أنماط العناوين، العنوان1، عنوان2، عنوان3 بالترتيب على التوالي،

2. أنقر على علامة التبويب "مراجع" (References Tab)، ثم في مجموعة "جدول المحتويات" (Table of contents) أنقر على الزر "جدول المحتويات" (Table of contents)،

3. أنقر بواسطة الزر الأيمن للفأرة على على نمط جدول المحتويات من بين تلك المضمنة (Built-In)، "الجدول التلقائي 1" (Automatic Table 1) أو "الجدول التلقائي 2" (Automatic Table 2)،

4. أنقر على الموضع الذي تريد إدراج جدول المحتويات فيه.

3. إدراج  جدول المحتويات مخصص

تعتبر طريقة إدراج جدول المحتويات التلقائي سريعة و سهلة في آن واحد، إلا أنها تعتبر ناقصة، بحيث لا يمكنها أن تعرض إلا العناوين التي كتبت بواسطة أنماط لها مستوى مخطط تفصيلي (Outline level) للفقرة من المستوى الأول (Level 1) إلى المستوى الثالث (Level 3) فقط.

لذلك وضع معالج النصوص وورد طريقة أخرى مخصصة لإنشاء جدول المحتويات، بحيث يمكن من خلالها:

• إدراج العناوين التي لها مستوى مخطط تفصيلي للفقرة أكبر من 3،
• إدراج العناوين التي كتبت بواسطة أنماط مخصصة،
• تحديد تنسيق قالب جدول المحتويات،
• تعديل تنسيق الخط و تنسيق الفقرة لجدول المحتويات.

لأجل إدراج جدول المحتويات مخصص، قم باتباع الخطوات التالية:

1. انتقل إلى موضع الذي تريد إدراج جدول المحتويات فيه،

2. أنقر على علامة التبويب "مراجع" (References Tab)، ثم في مجموعة "جدول المحتويات" (Table of contents) أنقر على الزر "جدول المحتويات" (Table of contents)،

3. أنقر في الأسفل على "جدول محتويات مخصص..." (Custom Table of Contents…)،

4. عند ظهور علبة الحوار "جدول المحتويات" (Table of Contents Dialog Box)، حدد عدد المستويات في المنطقة "إظهار المستويات" (Show levels)، ثم أنقر على الزر "موافق".

1.3. إظهار عنوان في جدول المحتويات

يحتوي جدول المحتويات افتراضيا على العناوين التي كتبت بواسطة أنماط العناوين، أما العناوين الأخرى التي كتبت بواسطة أنماط أخرى مضمنة أو مخصصة فلا تظهر عادة، ولكن يمكن إظهارها باتباع الخطوات التالية:

1. أكتب عنوان البواسطة النمط "عنوان" (Title) و آخر بواسطة النمط "عنوان فرعي" (Subtitle)،

2. أنقر على علامة التبويب "مراجع" (References Tab)، ثم أنقر على الزر "جدول المحتويات" في مجموعة "جدول المحتويات" (Table of contents) ،

3. أنقر في الأسفل على "جدول محتويات مخصص..." (Custom Table of Contents…)،

4. أنقر في علبة الحوار "جدول المحتويات" (Table of Contents Dialog Box)، على الزِّر "خيارات..." (...Options)

5. بعد ظهور علبة الحوار "خيارات جدول المحتويات" (Table of Contents Options)، قم بالبحث  في "الأنماط المتوفرة" (Available styles) عن النمط الذي استعملته في كتابة العنوان (النمط "عنوان" (Title) و النمط "عنوان فرعي" (Subtitle))،

6. في "مستوى جدول المحتويات" (TOC level)، أدخل رقم المستوى مقابل النَّمط، مثلا: 2 مقابل النمط "عنوان فرعي" (Subtitle) و  1 مقابل النمط "عنوان" (Title)،

7. ثم أنقر على الزِّر "موافق" (OK) لإغلاق علبة حوار "خيارات جدول المحتويات" (Table of Contents Options)،

8. أنقر على الزر "موافق" (OK) لإغلاق علبة حوار "جدول المحتويات" (Table of Contents) ليتم إدراج الجدول.

2.3. إخفاء عنوان من جدول المحتويات

لاخفاء عنوان من جدول المحتويات، قم باتباع نفس خطوات "إظهار عنوان في جدول المحتويات" حتى الوصول إلى الخطوة الرابعة (4)، ثم عند ظهور علبة الحوار "خيارات جدول المحتويات" (Table of Contents Options)، قم بالبحث  في "الأنماط المتوفرة" (Available styles) عن النمط الذي استعملته في كتابة العنوان (النمط "عنوان" (Title) و النمط "عنوان فرعي" (Subtitle))،

5. في "مستوى جدول المحتويات" (TOC level)، امسح رقم المستوى مقابل كل نمط تريد اخفائه و اتركه فارغا،

6. ثم أنقر على الزِّر "موافق" (OK) لإغلاق علبة حوار "خيارات جدول المحتويات" (Table of Contents Options)،

7. أنقر على الزر "موافق" (OK) لإغلاق علبة حوار "جدول المحتويات" (Table of Contents) ليتم إدراج الجدول.

4. تحديث جدول المحتويات

يدرج جدول المحتويات عادة عند الانتهاء من التحرير، لكن لا يوجد أي مانع في  إدراجه قبل ذلك، في هذه الحالة الأخيرة يجب القيام بتحديث الفهرس حتى يتضمن على العناوين التي تم تحريرها بعد إنشائه، لأجل ذلك قم باتباع إحدى الطرق التالية:

1.4. تحديث جدول المحتويات الأول في المستند

تستعمل هذه الطريقة لتحديث أول جدول محتويات في المستند أو إذا كان الوحيد في هذا الأخير:

1. في علامة التبويب "مراجع"  (References Tab)، أنقر على "تحديث الجدول" (Update Table)،

 2. في حالة ظهور علبة الحوار "تحديث جدول المحتويات" (Update Table of Contents)، أنقر على أحد الخيارات:

‌أ.  "تحديث أرقام الصفحات فقط" (Update page numbers only) في حالة لم تضف أي عنوان إلى المستند،

‌ب.  "تحديث الجدول بأكمله" (update entire table) إذا أضفت عناوين إلى المستند أو في حالة الشك،

3. أنقر على الزر "موافق" (OK).

2.4. تحديث جدول المحتويات الحالي

تستعمل هذه الطريقة لتحديث أي جدول و ذلك باتباع الخطوات التالية:

1. أنقر بواسطة الزر الأيمن للفأرة فوق جدول المحتويات الذي تريد تحديثه،

2. ثم أنقر فوق "تحديث الحقل" (Update Field)،

3. في حالة ظهور علبة الحوار "تحديث جدول المحتويات" (Update Table of Contents)، أنقر على أحد الخيارات:

‌أ.  "تحديث أرقام الصفحات فقط" (Update page numbers only) في حالة لم تضف أي عنوان إلى المستند،

‌ب.  "تحديث الجدول بأكمله" (update entire table) إذا أضفت عناوين إلى المستند أو في حالة الشك،

4. أنقر على الزر "موافق" (OK).

5. إدراج أكثر من جدول محتويات واحد في المستند

يمكن إدراج في مستند واحد عدة جداول محتويات، فمثلا يمكن إدراج في أول المستند خطة للبحث في صفحة واحدة تحتوي على الفصول و المباحث فقط، بينما يتم إدراج في آخر المستند فهرس مفصل في عدة صفحات يحتوي على جميع عناوين المستند.

لكي تتمكن من ذلك قم باتباع الخطوات التالية:

1. قم بإدراج جدول المحتويات الأول في الموضع الذي تريده من المستند و بالطريقة  الذي تريد،

2. قم بإدراج مرة ثانية جدول محتويات مخصص  في الموضع الذي تريده،

3. عند ظهور  علبة الحوار  "هل تريد استبدال جدول المحتويات هذا؟" (Replace this table of contenets)،

4. أجب بلا بالنقر على الزر "لا" (No).

6. تنسيق جدول المحتويات

يمكن إجراء تعديلات على تنسيق قالب جدول المحتويات كما يمكن تعديل تنسيق الخط و تنسيق الفقرة لأنماط جدول المحتويات.

1.6. تنسيق القالب

تتم عملية تنسيق القالب أثناء عملية إدراج جدول محتويات مخصص فقط، لأجل ذلك قم باتباع الخطوات التالية:

1. أنقر على علامة التبويب "مراجع" (References Tab)، ثم في مجموعة "جدول المحتويات" (Table of contents) أنقر على الزر "جدول المحتويات"،

2. أنقر في الأسفل على "جدول محتويات مخصص..." (Custom Table of Contents…)،

3. عند ظهور علبة الحوار "جدول المحتويات" (Table of Contents)، أنقر على "تنسيقات" (Formats) و اختر القالب (Template) الذي يناسبك،

 4. لاحظ منطقة "معاينة قبل الطباعة" (Print Preview) لمعاينة مظهر جدول المحتويات، 

5. لتغيير علامة الجدولة التي تظهر بين العنوان و رقم الصفحة، أنقر على "شكل علامة الجدولة" (Tab leader) ثم أنقر على الشكل الذي تريده،

6. أنقر على الزر "موافق" (OK).

2.6. تنسيق الخط و تنسيق الفقرة

يمكن أن تتم عملية تنسيق الخط و الفقرة لجدول المحتويات في أي وقت من التحرير لأنه يتم ذلك على مستوى أنماط جدول المحتويات، سوف نشاهد في هذه الفقرة طريقة تنسيق خط جدول المحتويات و كيفية إضافة حدود و تظليل إلى هذا الأخير أثناء عملية إدراج الفهرس، لأجل ذلك قم باتباع الخطوات الموحدة التالية:

1. أنقر على علامة التبويب "مراجع" (References Tab)، ثم في مجموعة "جدول المحتويات" (Table of contents) أنقر على زر "جدول المحتويات"،

2. أنقر في الأسفل على "جدول محتويات مخصص..." (Custom Table of Contents…)،

3. عند ظهور علبة الحوار "جدول المحتويات" (Table of Contents)، أنقر على الزر "تعديل..."  (...Modify)،

4. أنقر في قائمة الأنماط على نمط جدول المحتويات الذي تريد تعديله، مثلا "جدول محتويات 1" (TOC 1)،

5. أنقر الآن على الزر "تعديل..." (...Modify) لإظهار نافذة تعديل النمط،

6. إذا كنت تريد تعديل تنسيق الخط تابع ذلك في الفقرة التالية "1.2.6. تنسيق الخط"، أما إذا كنت تريد تعديل الحدود و التظليل تابع ذلك في الفقرة "2.2.6. حدود و تظليل"،

1.2.6. تنسيق الخط

لتعديل تنسيق الخط يمكن فعل ذلك مباشرة في نافذة "تعديل النمط" (Modify Style) كما يلي:

1. حدد اللغة "العربية و غيرها" (Complex)،

2. غير "لون الخط" (Font Color) إلى "أخضر فاتح" (Light Green) ثم نمط الخط إلى "غامق" (Bold)،

 3. أنقر على الزر "موافق" (OK) لإغلاق نافذة "تعديل النمط" (Modify Style) أو تابع في الفقرة التالية "2.2.6. حدود و تظليل"،

2.2.6. حدود و تظليل

لتعديل حدود و تظليل نمط "جدول محتويات 1"، اتبع الخطوات التالية:

1. أنقر في نافذة "تعديل النمط" (Modify Style) على الزر "تنسيق" (Format)، ثم أنقر على "حدود..." (Border…)،

2. في علبة حوار "حدود و تظيل" (Borders and Shading) أنقر على "تظليل" (Shading)،

3. حدد اللون "أسود، نص 1" (Black, Text 1) في المنطقة "تعبئة" (Fill)،

4. أنقر على الزر "موافق" (OK) لإغلاق علبة حوار "حدود و تظليل" (Borders and Shading)،

5. أنقر على الزر "موافق" (OK) لإغلاق نافذة "تعديل النمط" (Modify Style).

7. إزالة أو حذف جدول المحتويات

يمكن إزالة و حذف جدول المحتويات في حالة ما لم تكن بحاجة إليه لأجل ذلك قم باتباع الخطوات التالية:

1. أنقر على علامة التبويب "مراجع" (References Tab)، ثم في مجموعة "جدول المحتويات" (Table of contents) أنقر على الزر "جدول المحتويات"،

2. أنقر في الأسفل على "إزالة جدول المحتويات" (Remove Table of Contents)، سيتم حذف الجدول الأول.